Apostille sangat penting untuk perusahaan karena menyederhanakan legalisasi dokumen berjenjang agar sah di negara anggota Konvensi Apostille.
Ini memastikan keaslian dokumen, mencegah penolakan oleh otoritas asing, dan mempercepat proses hukum serta ekspansi bisnis internasional tanpa prosedur kedutaan yang rumit.
Apostille Dokumen Perusahaan
Apostille merupakan salah satu sistem legalisasi untuk mengesahkan kesesuaian tanda tangan Pejabat, pengesahan cap, dan/atau segel resmi dalam dokumen yang dimohonkan berdasarkan verifikasi.
Dalam hal keperluan perusahaan apostille ini memverifikasi keaslian dokumen perusahaan Anda agar sah di luar negeri. Di Indonesia apostille dapat diajukan melalui sistem resmi Ditjen AHU Online.
Dokumen Perusahaan yang Harus di-Apostille
Dokumen perusahaan yang perlu di-apostille harus berupa dokumen notarial atau dokumen resmi yang ditandatangani oleh pejabat publik berwenang. Berikut ini daftar dokumen perusahaan yang biasanya diminta untuk di-apostille.
- Akta Pendirian PT/CV
- Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
- Surat Kuasa atau Power of Attorney untuk keperluan bisnis di luar negeri
- Akta Perubahan Direksi/Komisaris
- Sertifikat Saham
- Perjanjian Pemegang Saham (SHA)
- MoU dan Perjanjian Kerjasama
- Laporan Keuangan yang sudah diaudit oleh akuntan publik bersertifikat
- Sertifikat ISO, Halal, atau sertifikasi resmi lainnya
Persyaratan Apostille Dokumen Perusahaan di Kemenkumham
Dokumen perusahaan yang diajukan untuk apostille di Kemenkumham harus memenuhi beberapa persyaratan umum di antaranya adalah sebagai berikut.
- Dokumen harus asli atau salinan yang telah dilegalisir oleh pejabat berwenang.
- Sudah ditandatangani pejabat berwenang
- Telah dinotariskan (jika bukan dokumen negara)
- Dalam kondisi baik dan bisa terbaca jelas
- Negara tujuan adalah anggota Konvensi Apostille
Selain persyaratan di atas, beberapa dokumen perusahaan seperti dokumen di bawah ini juga memerlukan persyaratan khusus.
- Akta pendirian perusahaan yang asli atau salinan harus telah dilegalisir, lengkap dengan lampirannya jika ada.
- Dokumen anggaran dasar perusahaan asli atau salinan yang telah dilegalisir, termasuk perubahan dan/atau tambahannya jika ada.
- Surat kuasa asli atau salinan yang telah dilegalisir harus mencantumkan identitas pemberi kuasa dan penerima kuasa, dan ruang lingkup kuasa yang diberikan.
Baca Juga: Prosedur Legalisasi Kemenlu dan Persyaratannya
Cara Pengajuan Apostille Dokumen Perusahaan di Kemenkumham
Untuk mengajukan apostille dokumen perusahaan, Anda bisa mengajukannya secara online melalui portal AHU Online lalu ikuti langkah-langkahnya di bawah ini.
- Anda perlu mempersiapkan beberapa persyaratannya, yakni:
- Identitas Pemohon (KTP bagi WNI dan Passport bagi WNA);
- Identitas penerima kuasa (KTP bagi WNI dan Passport bagi WNA), jika permohonan diajukan melalui kuasa;
- Negara tujuan di mana Dokumen tersebut akan digunakan;
- Jenis Dokumen yang akan dimohonkan Apostille;
- Nama dan nomor Dokumen serta nama pemilik yang tertera pada Dokumen yang akan dimohonkan Apostille;
- Nama Pejabat yang menandatangani Dokumen, nama jabatan, dan
- nama instansi yang menerbitkan Dokumen.
- Setelah itu, ajukan permohonannya secara online melalui portal AHU Online. Pilih layanan ‘Legalisasi Apostille’ untuk melakukan pendaftaran akun.
- Masuk ke akun yang telah dibuat. Pilih jenis dokumen dan negara tujuan.
- Masukkan data isian formulir elektronik dan unggah dokumen.
- Verifikator lalu akan melakukan verifikasi terhadap permohonan dokumen apostille yang sudah masuk ke sistem.
- Permohonan dengan status selesai diverifikasi, pemohon dapat melakukan pembayaran PNBP. Kode pembayaran PNBP dikirimkan ke alamat surat elektronik pemohon dan pada status permohonan di aplikasi pemohon.
- Langkah yang terakhir adalah cetak sertifikat apostille serta perekatan dokumen asli yang dapat dilakukan di loket pusat atau di loket Kantor Wilayah Kementerian Hukum sesuai pilihan pemohon.
Kendala yang Sering Dihadapi Saat Apostille Dokumen Perusahaan
Pengajuan apostille dokumen tidaklah selalu berjalan dengan mulus. Terkadang ada beberapa kendala yang menghambat proses. Apa saja kendala yang sering dihadapi oleh perusahaan saat legalisasi apostille dokumen?
- Dokumen yang tidak diterjemahkan tersumpah: beberapa negara minta dokumen juga disertai terjemahan tersumpah ke bahasa Inggris atau bahasa mereka, jadi pastikan Anda telah membaca ketentuan yang diminta dengan lengkap.
- Notaris sudah tidak aktif: apabila notaris yang membuat Akta Perusahaan Anda sudah pensiun atau meninggal dunia, Kemenkumham tidak bisa memverifikasi tanda tangan notaris, sehingga Anda harus melalui prosedur khusus.
- Akta yang di-apostille bukan yang terbaru: ada baiknya Anda mengirim dokumen Akta Perusahaan dengan perubahan yang terakhir.
Translator Partner: Rekomendasi Jasa Apostille Dokumen Perusahaan Nomor 1 di Indonesia
Tidak punya banyak waktu untuk mengurus apostille dokumen? Tenang saja, Anda bisa mempercayakan dokumen perusahaan Anda kepada Translator Partner sebagai jasa apostille Indonesia nomor 1.
Translator Partner telah menjadi langganan para perusahaan besar di Indonesia baik untuk keperluan apostille maupun keperluan untuk menerjemahkan tersumpah karena kami juga bekerja sama dengan penerjemah tersumpah yang terdaftar di Kemenkumham.
Untuk informasi lengkap mengenai layanan Translator Partner Anda bisa pantau laman resmi, media sosial Translator Partner, atau langsung hubungi kontak Customer Service kami.
