Proses administrasi sering kali menjadi tantangan tersendiri dalam rangkaian pendaftaran beasiswa LPDP. Di antara sekian banyak berkas yang diminta, terjemahan dokumen resmi dan legalisasi berkas adalah 2 hal yang membutuhkan persiapan ekstra dan waktu yang tidak sebentar.
Keterlambatan atau kesalahan format pada tahap ini bisa berakibat fatal. Untuk membantu Anda melewati tahapan ini dengan mulus, artikel ini merangkum tips legalisasi dan terjemahan dokumen beasiswa LPDP.
Tips Legalisasi dan Terjemahan Dokumen Beasiswa LPDP
Dalam mempersiapkan dokumen untuk beasiswa LPDP Anda perlu ketelitian tinggi pada proses legalisasi dan terjemahan lantaran persyaratannya yang cukup ketat. Untuk proses yang lebih mudah dan lancar, Anda bisa mengikuti tips praktis legalisasi dan terjemahan dokumen yang diakui oleh LPDP berikut ini.
1. Pahami Dokumen yang Perlu Dilegalisasi dan Diterjemahkan
Sebelum melangkah lebih jauh, Anda perlu memahami dokumen apa saja yang perlu diterjemahkan dan dilegalisasi karena tidak semua dokumen LPDP perlu dilegalisasi dan diterjemahkan. Setelah memahami dokumen-dokumen yang perlu diterjemahkan dan dilegalisasi, satukan dokumen tersebut.
2. Legalisasi pada Dokumen Asli
Legalisasi dokumen asli ke pihak yang menerbitkan dokumen tersebut. Misalnya, legalisasi ijazah dilakukan di universitas asal. Apabila Anda berencana untuk melanjutkan studi ke luar negeri, Anda perlu melakukan legalisasi atau apostille dokumen.
Jika negara tujuan studi Anda tergabung dalam Konvensi Apostille Den Haag, dokumen seperti ijazah dan transkrip harus mendapatkan stiker/sertifikat Apostille dari Kementerian Hukum. Akan tetapi, jika negara tujuan tidak tergabung dalam Konvensi Den Haag, dokumen memerlukan proses legalisasi berjenjang yang melibatkan beberapa instansi terkait, yakni Kemenkum, Kementerian Luar Negeri, hingga kedutaan negara tujuan.
3. Penyetaraan bagi Lulusan Luar Negeri
Apabila Anda lulusan sekolah atau lulusan luar negeri, pastikan Anda telah mengurus proses penyetaraan ijazah melalui Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) terlebih dahulu sebelum mendaftar. Jika surat hasil penyertaan belum selesai diproses oleh Kementerian terkait, pendaftar umumnya diwajibkan untuk mengunggah tangkapan layar bukti pengajuan penyetaraan tersebut saat pendaftaran administrasi.
4. Pastikan Dokumen Terjemahan Akurat
Pastikan dokumen Anda diterjemahkan dengan akurat supaya isi, maksud, dan keabsahannya tidak berubah sehingga diterima oleh lembaga resmi dan terhindar dari risiko hukum. Umumnya pihak universitas di luar negeri meminta untuk dokumen berbahasa Indonesia diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah.
5. Gunakan Jasa Penerjemah Tersumpah dan Legalisasi
Untuk menghindari penolakan, Anda bisa menggunakan jasa penerjemah tersumpah dan legalisasi dokumen resmi seperti Translator Partner. Dalam hal menerjemahkan dokumen hindari menerjemahkan dokumen ke penerjemah umum atau dengan menggunakan mesin terjemahan seperti Google Translate.
6. Siapkan Softcopy dan Hardcopy
Penyedia jasa penerjemah tersumpah umumnya memberikan 2 jenis file, yakni softcopy dan hardcopy. Anda perlu mempersiapkan 2 jenis file tersebut agar Anda bisa langsung mengirim file sesuai format yang diminta LPDP saat diminta.
7. Scan Dokumen
Scan dokumen yang diminta. Pastikan scan dokumen tidak buram, tidak terpotong, dan tidak miring. Simpan dokumen sesuai dengan format yang diminta. Umumnya file wajib dalam format PDF. Selain itu, Anda juga perlu memastikan ukuran file tidak melebihi ketentuan maksimal ukuran.
8. Urutkan Dokumen Sesuai Aturan
Biasanya LPDP meminta scan dokumen disusun sesuai urutan. Pastikan tidak ada file dokumen yang disusun dengan keliru supaya verifikator LPDP bisa memeriksa berkas Anda dengan baik.
Baca Juga: Mengurus Dokumen Resmi untuk Beasiswa ke Luar Negeri Ini Caranya
Mengapa Legalisasi dan Terjemahan Dokumen Penting untuk LPDP?
Legalisasi dan terjemahan dokumen menjadi syarat penting dalam pendaftaran beasiswa LPDP karena pihak seleksi membutuhkan kepastian hukum dan keakuratan informasi dari dokumen yang diterbitkan oleh instansi dalam atau luar negeri.
Berikut adalah alasan utama mengapa legalisasi dan terjemahan dokumen sangat penting untuk beasiswa LPDP:
1. Memastikan Keabsahan dan Validitas Dokumen
Proses legalisasi oleh instansi penerbit, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi; Kementerian Agama; Kementerian Luar Negeri; Kedutaan Besar membuktikan bahwa ijazah, transkrip nilai, atau dokumen lainnya adalah asli. LPDP menerapkan standar verifikasi yang sangat ketat untuk menjaga integritas proses seleksi penerima beasiswa.
2. Standarisasi Bahasa
Bagi pelamar yang mendaftar ke universitas luar negeri atau menyerahkan dokumen pendukung berbahasa asing, terjemahan resmi ke dalam Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris sangat dibutuhkan. Hal ini memastikan bahwa asesor dapat membaca, memahami, dan mengevaluasi isi dokumen dengan akurat tanpa hambatan bahasa.
3. Memenuhi Syarat Administratif Wajib
Panduan pendaftaran LPDP secara eksplisit mewajibkan dokumen tertentu untuk melalui proses penyetaraan ijazah dan diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah. Tidak melampirkan dokumen yang telah dilegalisasi dan diterjemahkan sesuai format yang diminta dapat langsung menggugurkan pelamar pada tahap seleksi administrasi.
4. Menghindari Salah Tafsir Istilah Akademik
Penerjemah tersumpah memastikan bahwa istilah-istilah akademik, sistem penilaian (IPK/GPA), serta gelar dari institusi asal diterjemahkan secara akurat ke dalam padanan yang diakui secara internasional atau nasional. Hal ini mencegah terjadinya kesalahpahaman dalam penilaian kualifikasi akademik pelamar oleh tim seleksi LPDP.
FAQ – Legalisasi dan Terjemahan Dokumen Beasiswa LPDP
1. Apakah ijazah dan transkrip wajib dilegalisir untuk LPDP?
Tidak selalu. Meski begitu, ada baiknya Anda tetap menyiapkan beberapa lembar legalisir sebagai cadangan, karena ketentuan bisa berubah antarperiode dan antarjenis beasiswa.
2. Apakah terjemahan harus dari penerjemah tersumpah?
Jika dokumen memang perlu diterjemahkan untuk keperluan resmi, terjemahan tersumpah adalah pilihan paling aman karena diakui secara resmi. Pastikan penerjemah terdaftar dan hasilnya memuat pengesahan lengkap.
3. Dimana saya bisa menerjemahkan dan melegalisasi dokumen beasiswa LPDP?
Anda bisa menerjemahkan dan melegalisasi dokumen beasiswa LPDP Anda ke jasa penerjemah tersumpah dan legalisasi dokumen resmi Translator Partner dengan menghubungi kontak Customer Service untuk konsultasi layanan lebih lanjut.
