Surat rekomendasi pertukaran mahasiswa luar negeri atau student exchange merupakan surat referensi yang ditulis oleh seseorang yang memiliki jabatan tinggi, misal, dosen atau dekan untuk mendukung mahasiswa mengikuti program pertukaran di universitas luar negeri. Umumnya, tidak ada format khusus untuk surat rekomendasi student exchange.
Format surat rekomendasi pertukaran mahasiswa luar negeri bisa berbeda tergantung pada negara, program, serta penyelenggaranya. Akan tetapi, meski tidak memiliki format yang baku, ada format umum yang sering digunakan dalam menulis surat rekomendasi atau recommendation letter.
Format Surat Rekomendasi Pertukaran Mahasiswa Luar Negeri
Berikut ini format recommendation letter untuk student exchange yang dapat Anda gunakan sebagai panduan.
1. Kop Surat (Header)
Bagian yang pertama adalah kop surat. Apabila pemberi rekomendasi ditulis oleh dekan atau ketua jurusan, maka Anda bisa menggunakan kop resmi universitas asal. Bagian kop surat ini menampilkan nama universitas, alamat email, nomor telepon, dan diikuti dengan tanggal serta tempat surat tersebut dibuat.
2. Informasi Penerima
Setelah kop surat, bagian selanjutnya adalah informasi penerima atau recipient surat rekomendasi tersebut. Contohnya, Selection Committee for Student Exchange Program lengkap dengan nama universitas tujuan atau panitia penyelenggara program.
3. Paragraf Pendahuluan
Bagian ini umumnya diawali dengan salam pembuka lalu dilanjutkan dengan informasi mengenai nama mahasiswa yang direkomendasikan serta program yang diikuti. Selanjutnya, perkenalan nama pemberi rekomendasi, jabatan/posisi, dan hubungannya dengan mahasiswa tersebut. Pada paragraf ini pihak pemberi rekomendasi harus menyatakan dengan tegas dukungannya.
4. Bagian Isi
Bagian isi umumnya terdiri atas 2 paragraf hingga 3 paragraf. Umumnya berisi catatan akademik mahasiswa, keunggulan di kelas, atau proyek riset yang pernah dikerjakan bersama. Paragraf ini juga menyoroti kemampuan adaptasi, kepemimpinan, atau keterampilan komunikasi mahasiswa yang diperlukan untuk bisa bertahan di lingkungan multikultural.
5. Penutup
Pada bagian ini perekomendasi harus memberikan penegasan bahwa mahasiswa tersebut adalah kandidat yang kuat dan sangat layak lolos seleksi. Selain itu, cantumkan kesediaan untuk dihubungi, jika panitia membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai mahasiswa tersebut.
6. Tanda Tangan
Diakhiri dengan salam penutup, tanda tangan dari perekomendasi disertai dengan nama lengkap dengan gelar akademik, dan stempel resmi instansi apabila diperlukan.
Baca Juga: Apa Saja Dokumen Beasiswa yang Wajib Diterjemahkan Penerjemah Tersumpah?
Contoh Surat Rekomendasi Pertukaran Mahasiswa Luar Negeri
[Kop Surat]
[Tanggal]
Selection Committee
Student Exchange Program
[Nama Universitas Tujuan]
[Alamat Universitas Tujuan]
Re: Letter of Recommendation for [Nama Mahasiswa]
Dear Members of the Selection Committee,
It is my great pleasure to recommend [Nama Mahasiswa] for the student exchange program at [Nama Universitas Tujuan]. I am [Nama Pemberi Rekomendasi], [Jabatan] in the Department of [Jurusan] at [Nama Universitas Tujuan]. I have known [Nama Panggilan Mahasiswa] for [lama kenal] as his/her/their academic advisor and as the lecturer of [Nama Mata Kuliah].
[Nama Panggilan Mahasiswa] is currently a [semester/year] student in the [Nama Program Studi] program and ranks among the top [persentasi] of his/her/their cohort, with a GPA of [GPA] out of [4.00]. In my [Nama Mata Kuliah] class, he/she/they consistently demonstrated a strong grasp of complex concepts, a critical approach to problem solving, and a genuine curiosity that went beyond the course requirements. [Nama Panggilan Mahasiswa]’s final project on [topik] was among the best in the class and showed both analytical depth and originality.
Beyond academic achievement, [Nama Panggilan Mahasiswa] has shown strong leadership and initiative. He/She/They served as [posisi] in [nama organisasi], where he/she/they [pencapaian spesifik, contohnya: mengoordinasikan seminar nasional yang dihadiri oleh 300 peserta.]. He/She/They also [aktivitas lain, contohnya: menjadi sukarelawan sebagai tutor bahasa Inggris untuk anak-anak kurang mampu.], which reflects his/her/their commitment to contributing to the community.
In terms of personal qualities, [Nama Panggilan Mahasiswa] is reliable, disciplined, and respectful. He/She/They works well in teams, communicates clearly, and adapts quickly to new environments. His/Her/Their]\ English proficiency is excellent, as demonstrated by his/her/their IELTS/TOEFL score of [skor], and he/she/they participates actively in English-language discussions and presentations.
I am confident that an exchange experience at [Nama Universitas Tujuan] will greatly benefit [Nama Panggilan Mahasiswa], particularly through [alasan khusus, seperti: akses terhadap fasilitas riset terkemuka Anda di bidang X]. I am equally confident that he/she/they will represent our university with integrity and bring valuable perspectives to your academic community. Upon returning, he/she/they will be able to share the knowledge and experience gained with fellow students at our institution.
I recommend [Nama Panggilan Mahasiswa] without reservation. Please do not hesitate to contact me at [email] or [nomor HP] should you require any further information.
Sincerely,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Anda]
[Gelar Akademik/Jabatan]
Departemen [Nama Departemen/Jurusan]
[Nama Universitas Asal]
[Email] | [Nomor Telepon]
FAQ – Surat Rekomendasi Pertukaran Mahasiswa di Luar Negeri
1. Siapa yang sebaiknya menulis surat rekomendasi?
Dosen yang mengenal Anda secara akademik, seperti dosen pembimbing akademik, dosen mata kuliah yang nilainya bagus, pembimbing skripsi atau penelitian, atau ketua program studi. Beberapa program meminta satu surat dari dosen dan satu dari pihak lain, misalnya pembimbing organisasi atau atasan magang.
2. Apakah harus berbahasa Inggris?
Biasanya dokumen harus ditulis dalam bahasa Inggris, kecuali universitas tujuan menggunakan bahasa lain dan mensyaratkannya. Jika dosen kurang nyaman menulis dalam bahasa Inggris, Anda bisa menerjemahkannya ke jasa penerjemah tersumpah untuk surat rekomendasi, Anda bisa menerjemahkannya ke Translator Partner sebagai jasa terjemah tersumpah dan legalisasi terbaik.
