Bagi Anda yang kerap kali bepergian ke luar negeri mungkin sudah tak asing dengan istilah apostille dokumen. Istilah tersebut termasuk salah satu istilah hukum internasional dan administrasi hukum yang berkaitan dengan legalisasi dokumen. Istilah apostille ini mulai dikenal oleh masyarakat dunia sejak disepakatinya Konvensi Apostille Den Haag pada tanggal 5 Oktober 1961.
Lantas apa itu Apostille? Apa perbedaannya dengan sistem legalisasi lainnya? Bagaimana cara mengajukannya? Simak penjelasan lengkapnya dalam paparan di bawah ini.
Apa Itu Apostille?
Mengutip dari laman Layanan AHU, apostille adalah tindakan mengesahkan kesesuaian tanda tangan Pejabat dan cap atau segel resmi, serta nama Pejabat, Jabatan dan Instansi penerbit dokumen dalam dokumen publik yang dimohonkan berdasarkan proses verifikasi.
Dokumen publik ini adalah dokumen yang dokumen yang sudah disahkan oleh pejabat pemerintah dan akan digunakan untuk keperluan di luar negeri khususnya untuk negara anggota Konvensi Apostille.
Sistem legalisasi apostille ini memang berbeda dengan legalisasi konvensional yang telah ada sebelumnya. Apostille merupakan pengesahan tunggal yang dilakukan oleh satu instansi berwenang dalam hal ini di Indonesia adalah Kementerian Hukum dan hanya berlaku di negara-negara anggota Konvensi Apostille Den Haag.
Sementara itu, legalisasi konvensional merupakan proses pengesahan berjenjang melalui berbagai instansi seperti Kemenkum, Kementerian Luar Negeri, dan Kedutaan Besar negara tujuan untuk negara yang bukan anggota konvensi.
Negara Apostille
Negara mana saja yang tergabung dalam konvensi ini? Berikut ini beberapa daftarnya.
- Eropa: Albania, Andorra, Armenia, Austria, Azerbaijan, Belarus, Belgia, Bosnia dan Herzegovina, Bulgaria, Ceko, Denmark, Estonia, Finlandia, Georgia, Hungaria, Inggris (UK), Irlandia, Islandia, Italia, Jerman, Kroasia, Latvia, Liechtenstein, Lithuania, Luksemburg, Malta, Moldova, Monako, Montenegro, Norwegia, Belanda, Makedonia Utara, Polandia, Portugal, Prancis, Rumania, Rusia, San Marino, Serbia, Siprus, Slovakia, Slovenia, Spanyol, Swedia, Swiss, Turki, Ukraina, Yunani.
- Asia: Arab Saudi, Bahrain, Brunei, China (termasuk Hong Kong dan Macau), Filipina, India, Indonesia, Israel, Jepang, Kazakhstan, Kirgizstan, Korea Selatan, Mongolia, Oman, Pakistan, Singapura, Tajikistan, Uni Emirat Arab, Uzbekistan.
- Afrika: Aljazair, Botswana, Burundi, Eswatini, Lesotho, Liberia, Malawi, Maroko, Mauritius, Namibia, Rwanda, Sao Tome dan Principe, Senegal, Seychelles, Afrika Selatan, Tunisia, Cabo Verde.
- Amerika: Amerika Serikat, Antigua dan Barbuda, Argentina, Bahama, Barbados, Belize, Bolivia, Brasil, Chile, Dominika, Ekuador, El Salvador, Grenada, Guatemala, Honduras, Jamaika, Kanada, Kolombia, Kosta Rika, Meksiko, Nikaragua, Panama, Paraguay, Peru, Republik Dominika, Saint Kitts dan Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent dan Grenadines, Suriname, Trinidad dan Tobago, Uruguay, Venezuela.
- Oseania: Australia, Fiji, Kepulauan Cook, Kepulauan Marshall, Niue, Palau, Samoa, Selandia Baru, Tonga, Vanuatu.
Jenis Dokumen yang Bisa Di-Apostille
Jenis dokumen yang dapat diajukan untuk dilegalisasi atau dikeluarkan sertifikat apostille adalah sebagai berikut:
- ijazah pendidikan,
- akta kelahiran,
- akta nikah,
- akta cerai
- dokumen perdagangan,
- dokumen terjemahan,
- dokumen kependudukan,
- dokumen karantina,
- SKCK,
- dokumen kesehatan,
- dokumen perizinan,
- dokumen Hak Kekayaan Intelektual,
- dokumen notaris,
- sertifikat
- dan dokumen-dokumen hukum lainnya.
Syarat Apostille
Untuk mengajukan permohonan apostille, Anda perlu mempersiapkan beberapa persyaratan berikut ini.
- Identitas Pemohon (KTP bagi WNI dan Passport bagi WNA);
- Identitas penerima kuasa (KTP bagi WNI dan Passport bagi WNA), jika permohonan diajukan melalui kuasa;
- Negara tujuan di mana Dokumen tersebut akan digunakan;
- Jenis Dokumen yang akan dimohonkan Apostille;
- Nama dan nomor Dokumen serta nama pemilik yang tertera pada Dokumen yang akan dimohonkan;
- Nama Pejabat yang menandatangani Dokumen, nama jabatan, dan
- nama instansi yang menerbitkan Dokumen.
Baca Juga: Biaya Jasa Apostille Terbaru dan Rekomendasi Jasanya yang Termurah
Cara Pengajuan Apostille
Di Indonesia permohonan apostille dapat diajukan secara online melalui laman layanan.ahu.go.id dengan mengikuti langkah-langkahnya sebagai berikut.
- Siapkan dokumen: Dokumen harus asli dan sudah disahkan pejabat yang berwenang, misalnya, ijazah yang sudah dilegalisir, akta dari Dukcapil, SKCK dari Polri.
- Buat akun: Pendaftaran akun memakai NIK, nama lengkap, email, dan nomor HP, lalu akun diaktivasi lewat email.
- Buat permohonan: Pilih menu “Buat Permohonan”, lalu pilih jenis dokumen dan negara tujuan. Negara tujuan inilah yang menentukan apakah prosesnya apostille atau legalisasi biasa.
- Isi formulir: Isi data pemohon, data dokumen, dan data pejabat yang menandatangani atau menerbitkan dokumen. Kalau mengurus dokumen orang lain, pilih “Data Orang Lain” dan unggah surat kuasa.
- Periksa data dan kirim permohonan: Setelah dikirim, permohonan masuk ke tahap verifikasi.
- Bayar dan ambil sertifikat: Setelah verifikasi disetujui, Anda perlu membayar biaya (PNBP) lewat sistem. Cetak sertifikat Apostille dan perekatan dokumen asli di loket pusat atau di loket Kantor Wilayah Kementerian Hukum Seluruh Indonesia sesuai pilihan pemohon.
FAQ Seputar Apostille
1. Apakah bisa memakai fotokopi?
Pada umumnya tidak. Salinan yang sudah dilegalisir pejabat berwenang bisa diterima untuk jenis tertentu. Anda perlu memastikannya dulu ke instansi yang meminta.
2. Berapa lama masa berlaku apostille?
Konvensi tidak menetapkan masa berlaku. Namun instansi di negara tujuan sering meminta dokumen yang diterbitkan atau diapostille dalam kurun waktu tertentu, misalnya, 3 atau 6 bulan. Anda perlu memastikan syarat ini ke instansi yang meminta.
3. Apakah dokumen bahasa Indonesia perlu diterjemahkan?
Instansi berwenang di negara tujuan biasanya akan meminta dokumen bahasa Indonesia untuk diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah tepercaya dan telah terdaftar di Kemenkumham, seperti Translator Partner, supaya dokumen terjamin keabsahannya.
